La qualité comme véritable outil du changement ou de l’opportunité d’enfiler un costume sur mesure : conception et développement d’un processus d’évaluation programmatique à l’UMONS

En Belgique francophone, l'évaluation institutionnelle des établissements universitaires n'est apparue qu'à la fin de la décennie 2010. À cette occasion, il était possible pour les établissements pilotes volontaires de demander un avis sur le degré de maturité de leur système qualité et une éventuelle reconnaissance de leur modèle d'évaluation programmatique externe-maison (non géré par l'agence qualité). Ce fut l'occasion pour l'UMONS de passer à la vitesse supérieure pour développer un processus d'évaluation programmatique externe autonome. Armée des recommandations des experts, l'UMONS a dû structurer sa réflexion, penser le nécessaire équilibre entre centralisation et décentralisation, considérer l'autonomie articulée en définissant un cadrage a minima.

L'UMONS est née en 2009 de la fusion de deux petites institutions universitaires regroupant des entités à l'identité parfois très différente. Organiser la subsidiarité dans ce contexte peut prendre deux voies extrêmes : l'imposition d'un modèle unique « prêt à porter », délicat à choisir en cas de fusion (quel modèle retenir ?) ou la co-construction d'un modèle-maison « taillé sur mesure ». L'UMONS a retenu la seconde voie avec ses avantages et inconvénients (modèle adapté au terrain, instauration d'un climat collaboratif mais aussi risque de procrastination, augmentation des délais de déploiement ...)

Cette communication propose d'exposer l'expérience conduite à l'UMONS. Comment convaincre toutes les entités d'embarquer dans un exercice de brainstorming d'abord, de co-construction ensuite ? Comment concevoir à partir d'une page blanche un référentiel qui puisse être commun à toutes les entités, sans les mettre en concurrence, en leur offrant la possibilité de garder leur identité, de mettre en valeur leurs spécificités, leurs fiertés mais aussi en profitant du projet pour mettre en œuvre concrètement le principe de l'amélioration continue d'une organisation apprenante ?

La confiance mutuelle est cruciale dans cet exercice, la communication est importante, le respect des spécificités associé à l'incitation à construire un outil compatible avec l'ADN de l'institution est indispensable. Que d'impératifs à respecter...

Rassembler les autorités facultaires, institutionnelles et le service Qualité (EQuIP) autour de cet objectif a permis de coconstruire, dans une logique bottom-up, un cadrage, un référentiel et une évaluation externe ancrés dans la culture de l'institution. Démarches de benchlearning, outils utilisés, logique de mise en valeur de l'existant, techniques d'animation, dynamique de partages de pratiques, autant d'éléments qui peuvent être partagés.

Les contributrices proposent de rapporter cette aventure collective conduite pendant deux ans à l'UMONS avec des premiers résultats prometteurs, sans en cacher les difficultés. Elles présenteront le cheminement du projet : du croquis, en passant par le patron, avec les secrets des fronces, galons, boutonnières, festons, sergés, passepoils et ourlets, pour parvenir à la pièce finale qui nécessitera sans doute encore quelques retouches. Sans divulgâcher les premières conclusions de l'expérience : la haute couture est bien plus stimulante que le prêt-à-porter !